AI in customer service - for greater efficiency and customer satisfaction
What are the advantages and areas of application of generative AI in customer service?
In order to take advantage of the efficiency and productivity benefits of AI in customer service, it is important to consider the potential areas of application.
What advantages does generative AI offer in customer service?
Höhere Effizienz der Prozesse in der Service-Erbringung
Durch die Optimierung von Einsparpotenzialen und die Echtzeit-Überwachung von Budgets werden Ausgaben effizienter gestaltet. KI im Einkauf verbessert zudem die Prozesse durch schnelle Anpassungen und trägt so zu einer optimierten Planung und nachhaltigen Kostenoptimierung bei.
Höhere Produktivität und mehr Ressourcen für stratägische Aufgaben
Der Einsatz von künstlicher Intelligenz im Einkauf ermöglicht die Automatisierung von manuellen Routineaufgaben. So werden wertvolle Ressourcen frei, die für strategische Aufgaben eingesetzt werden können, die den langfristigen Erfolg des Unternehmens sichern und Mitarbeitende fördern.
Höhere Profitabilität und Wettbewerbsfähigkeit
Durch die genaue Analyse von Markttrends und die Optimierung von Entscheidungen und Abläufen können Kosten gesenkt und Gewinne optimiert werden. So trägt der Einsatz von KI in der Beschaffung aktiv zur Wettbewerbsfähigkeit und Unternehmenserfolg bei.
What are the classic challenges in customer service and support?
High volume of customer inquiries
A large number of requests must be processed quickly and efficiently without compromising the quality (e.g. response times) of the support.
Time-limited availability of support
Auswahl der richtigen Lieferanten
In the event of a sudden increase in customer inquiries (e.g. during sales campaigns or technical problems), it is important to scale up quickly without reducing service quality or overloading employees.
Zeitaufwändige manuelle Prozesse
Customer expectations for a personal and individual service often clash with concerns about data protection. Here it is important to find an approach without jeopardizing the privacy of customers.
High volume of customer inquiries
A large number of requests must be processed quickly and efficiently without compromising the quality (e.g. response times) of the support.
Time-limited availability of support
Auswahl der richtigen Lieferanten
In the event of a sudden increase in customer inquiries (e.g. during sales campaigns or technical problems), it is important to scale up quickly without reducing service quality or overloading employees.
Zeitaufwändige manuelle Prozesse
Customer expectations for a personal and individual service often clash with concerns about data protection. Here it is important to find an approach without jeopardizing the privacy of customers.
Was sind mögliche Beispiele für KI im Einkauf?
Automated customer support
Classification and forwarding of service tickets
Die Bewertung von Lieferanten wird durch die automatisierte Analyse großer Datenmengen vereinfacht. Künstliche Intelligenz kann in der Beschaffung die relevanten Kriterien wie Preis, Qualität und Liefertreue bewerten und beschleunigt die Entscheidung. Das Ergebnis ist eine optimierte Lieferantenbasis, die zur Wettbewerbs-fähigkeit beiträgt.
Interactive FAQs and knowledge databases
KI kann im Einkauf durch umfassende Analysen Empfehlungen geben, die auf aktuellen Marktdaten basieren. Darüber hinaus können verschiedene Verhandlungsszenarien simuliert werden, um die effektivsten Taktiken zu identifizieren und anzuwenden. Diese Ansätze führen zu besseren Ergebnissen und stärken die Marktposition des Unternehmens.
Optimized complaint management processes
The use of AI in customer service enables feedback to be recorded and structured quickly (e.g. transcription of conversations). Patterns and trends are automatically recognized and converted into valuable knowledge. This provides important insights to improve customer support.
Multilingual customer support
Automatic translation systems simplify the processing of international customer inquiries and improve global accessibility. Generative AI ensures consistent and high-quality translations that minimize misunderstandings and thus significantly reduce processing times.
Carrying out feedback analyses
Aus der Praxis: Beispiele KI-Chatbots (z. B. mit ChatGPT) im Einkauf:
Beispiel 1: Lieferantenvergleich auf basis interner Leistungsdatgen
Eine Einkäuferin möchte zwei Anbieter vergleichen. Der KI-Chatbot greift auf interne Datenquellen zu – darunter ERP-Bestellhistorie, Qualitätsberichte, Liefertermine – und erstellt daraus eine strukturierte Auswertung.
Beispiel 2: Prüfung von Vertragskonditionen
Ein Einkäufer fragt, ob eine Skonto-Regelung noch gilt. Der KI-Chatbot durchsucht interne Vertragsdokumente im Dateisystem (z. B. PDFs im Lieferantenordner), erkennt relevante Textpassagen und prüft Bedingungen wie Betragsgrenzen oder Gültigkeitszeitraum.
Wir unterstützen euch beim Einsatz von KI im Einkauf
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Marc Weßling
Startup Coordinator Westfalen AG
Would you like to use AI in customer service and support?
We would be happy to discuss how AI can create added value for you in a non-binding initial meeting. This includes, for example, the technical implementation of a specific use case or a general approach to the introduction of AI in your customer service.
