KI im Einkauf – Für mehr Effizenz und Profitabilität
Was sind die Vorteile und die Beispiele für den Einsatz von generativer KI (z. B. ChatGPT) im Einkauf?
Um die Effizienz- und Produktivitätsvorteile von KI im Einkauf bzw. in der Beschaffung für sich zu nutzen, ist es wichtig, sich mit den möglichen Einsatzgebieten auseinanderzusetzen.
Welche Vorteile bietet KI im Einkauf?
Höhere Effizienz in den Beschaffungs-abläufen und Budgets
Durch die Optimierung von Einsparpotenzialen und die Echtzeit-Überwachung von Budgets werden Ausgaben effizienter gestaltet. KI im Einkauf verbessert zudem die Prozesse durch schnelle Anpassungen und trägt so zu einer optimierten Planung und nachhaltigen Kostenoptimierung bei.
Höhere Produktivität und mehr Ressourcen für stratägische Aufgaben
Der Einsatz von künstlicher Intelligenz im Einkauf ermöglicht die Automatisierung von manuellen Routineaufgaben. So werden wertvolle Ressourcen frei, die für strategische Aufgaben eingesetzt werden können, die den langfristigen Erfolg des Unternehmens sichern und Mitarbeitende fördern.
Höhere Profitabilität und Wettbewerbsfähigkeit
Durch die genaue Analyse von Markttrends und die Optimierung von Entscheidungen und Abläufen können Kosten gesenkt und Gewinne optimiert werden. So trägt der Einsatz von KI in der Beschaffung aktiv zur Wettbewerbsfähigkeit und Unternehmenserfolg bei.
Was sind klassische Herausforderungen im Einkauf
Steigender Kostendruck
Rentabilitätsdruck und Kostensenkungsprogramme sorgen dafür, dass ständig nach neuen Wegen gesucht wird, um die Kosten zu senken und gleichzeitig die Qualität der Produkte und Dienstleistungen zu sichern.
Abgabe von präzisen Bedarfsvorhersagen
Die Fähigkeit, den zukünftigen Bedarf genau zu prognostizieren, ist entscheidend, um Über- oder Unterbestände zu vermeiden. Insbesondere bei starken Schwankungen ist ein guter Überblick erforderlich, um eine Planbarkeit zu gewährleisten.
Auswahl der richtigen Lieferanten
Zuverlässige Lieferanten müssen kontinuierlich identifiziert und bewertet werden, um sicherzustellen, dass sie die Anforderungen des Unternehmens erfüllen (z.B. Konditionen, Sortiment, Innovationsfähigkeit).
Zeitaufwändige manuelle Prozesse
Im Einkauf werden viele Prozesse noch manuell abgewickelt. Dies führt zu möglichen Ineffizienzen und Fehlern, die sich negativ auf die Warenversorgung und die Preise auswirken können.
Steigender Kostendruck
Rentabilitätsdruck und Kostensenkungsprogramme sorgen dafür, dass ständig nach neuen Wegen gesucht wird, um die Kosten zu senken und gleichzeitig die Qualität der Produkte und Dienstleistungen zu sichern.
Abgabe von präzisen Bedarfsvorhersagen
Die Fähigkeit, den zukünftigen Bedarf genau zu prognostizieren, ist entscheidend, um Über- oder Unterbestände zu vermeiden. Insbesondere bei starken Schwankungen ist ein guter Überblick erforderlich, um eine Planbarkeit zu gewährleisten.
Auswahl der richtigen Lieferanten
Zuverlässige Lieferanten müssen kontinuierlich identifiziert und bewertet werden, um sicherzustellen, dass sie die Anforderungen des Unternehmens erfüllen (z.B. Konditionen, Sortiment, Innovationsfähigkeit).
Zeitaufwändige manuelle Prozesse
Im Einkauf werden viele Prozesse noch manuell abgewickelt. Dies führt zu möglichen Ineffizienzen und Fehlern, die sich negativ auf die Warenversorgung und die Preise auswirken können.
Was sind mögliche Beispiele für KI im Einkauf?
Automatische Bearbeitung von Dokumenten
KI kann im Einkauf helfen, Angebote von Lieferanten zu analysieren, um die beste Option zu finden. Darüber hinaus kann sie z.B. die AGBs neuer Lieferanten automatisch mit den eigenen Standards abgleichen. Das reduziert den manuellen Aufwand und mögliche Fehlerquellen enorm.
Auswahl und Bewertung von Lieferanten
Die Bewertung von Lieferanten wird durch die automatisierte Analyse großer Datenmengen vereinfacht. Künstliche Intelligenz kann in der Beschaffung die relevanten Kriterien wie Preis, Qualität und Liefertreue bewerten und beschleunigt die Entscheidung. Das Ergebnis ist eine optimierte Lieferantenbasis, die zur Wettbewerbs-fähigkeit beiträgt.
Unterstützung bei Preisverhandlungen
KI kann im Einkauf durch umfassende Analysen Empfehlungen geben, die auf aktuellen Marktdaten basieren. Darüber hinaus können verschiedene Verhandlungsszenarien simuliert werden, um die effektivsten Taktiken zu identifizieren und anzuwenden. Diese Ansätze führen zu besseren Ergebnissen und stärken die Marktposition des Unternehmens.
Bedarfsprognosen und sichere Bereitstellung
Das Bestandsmanagement wird optimiert, indem Lagerbestände effizient analysiert und Über- oder Unterbestände vermieden werden. Die Nutzung von künstlicher Intelligenz im Einkauf bietet auch die Flexibilität, schnell auf Veränderungen zu reagieren, um eine Versorgung zu sichern. Dies führt zu mehr Effizienz und einer sicheren Ressourcen-bereitstellung.
Risikoreduzierung und Einhaltung von Compliance
Insbesondere in großen Unternehmen besteht die Gefahr, gegen Compliance-Richtlinien zu verstoßen. Hier kann KI im Einkauf durch automatisierte Datenanalysen und Mustererkennung z.B. bei der Lieferanten-auswahl helfen, Richtlinien einzuhalten und mögliche Fehler aufzudecken und zu vermeiden.
Budgetplanung und Kostenoptimierung
KI hilft, Einsparpotenziale zu identifizieren und Ausgaben zu optimieren. Der Einsatz von KI in der Beschaffung ermöglicht zudem eine Überwachung von Budgets und Ausgaben in Echtzeit, so dass Anpassungen schnell vorgenommen werden können. Da führt zu einer optimierten Budget-planung, die zum finanziellen Erfolg des Unternehmens beiträgt.
Aus der Praxis: Beispiele KI-Chatbots (z. B. mit ChatGPT) im Einkauf:
Beispiel 1: Lieferantenvergleich auf basis interner Leistungsdatgen
Eine Einkäuferin möchte zwei Anbieter vergleichen. Der KI-Chatbot greift auf interne Datenquellen zu – darunter ERP-Bestellhistorie, Qualitätsberichte, Liefertermine – und erstellt daraus eine strukturierte Auswertung.
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- Item 1
- Item 2
- Item 3
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- Item A
- Item B
- Item C
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Beispiel 2: Prüfung von Vertragskonditionen
Ein Einkäufer fragt, ob eine Skonto-Regelung noch gilt. Der KI-Chatbot durchsucht interne Vertragsdokumente im Dateisystem (z. B. PDFs im Lieferantenordner), erkennt relevante Textpassagen und prüft Bedingungen wie Betragsgrenzen oder Gültigkeitszeitraum.
Wir unterstützen euch beim Einsatz von KI im Einkauf
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Marc Weßling
Startup Koordinator Westfalen AG
Ihr möchtet künstliche Intelligenz im Einkauf einsetzen?
Gerne besprechen wir in einem unverbindlichen Erstgespräch, wie KI für euch einen Mehrwert im Einkauf schaffen kann. Dazu zählt z. B. die technische Umsetzung eines konkreten Use Cases oder eine generelle Vorgehensweise bei der Einführung von Künstlicher Intelligenz.
