cmx Consulting

Kollaboratives Wissensmanagement – Informationen intelligent ablegen und wiederfinden

Unser Ziel

Wissensmanagement spielt in vielen Unternehmen eine wichtige Rolle. Informationen müssen transparent und für alle Mitarbeiter einfach zugänglich gemacht werden. Wir haben für unseren Kunden eine Intranet-Anwendung entwickelt, die eine intelligente Ablage unstrukturierter Informationen und ein intuitives Auffinden dieser Dokumente ermöglicht.

Das haben wir gemacht

Wissensmanagement-Intranet-Anwendung
Ablage unstrukturierter Informationen (Dokumente)
intuitive Suche: Volltextsuche und Suche auf Basis strukturierter Metadaten

Wissen managen – Herausforderung der Informationsgesellschaft

Daten, Information und Wissen spielen in fast allen Branchen und Unternehmen heutzutage eine herausragende Rolle. Dennoch ist das Management, also primär die effiziente Ablage und das gezielte Wiederauffinden, ein zumeist noch ungelöstes Problem.

Auch unser Kunde – ein im Münsterland ansässiges Beratungsunternehmen – stand vor dieser Herausforderung. Gemeinsam entwickelten wir eine Intranet-Lösung, auf die alle Mitarbeiter von überall online und sicher (BSI-zertifiziert) zugreifen können:

intuitives User Interface mit hoher Usability
einfache und sichere Dokumentenablage
Annotation der Dokumente um Metainformationen und Verschlagwortung
Relationen zwischen Dokumenten herstellen
Kommentieren von Dokumenten
Online-Ansicht der Dokumente
Volltextsuche und Suche nach Metainformationen

Dokumentenablage

Die Informationen liegen bei unserem Kunden in Form von unterschiedlichen Dokumenttypen vor:

Textdokumente (Word, PDF usw.)
Präsentationen (PowerPoint, Keynote)
Tabellenkalkulation (z.B. Excel)
Fotos und Grafiken
Videos

Diese Dokumente befanden sich in der Regel nur bei einzelnen Mitarbeitern lokal auf dem Rechner; im besten Fall noch auf einem Netzlaufwerk.
Das neu geschaffene Online-Wissensmanagementsystem macht es allen Mitarbeitern möglich, auf die Informationen und das Wissen des Unternehmens zentral zuzugreifen. Jederzeit, von überall und egal mit welchem Endgerät.

Einfaches Hochladen von Dokumenten

Ein unkomplizierter und schneller Dokumenten-Upload ist erfolgskritisch. Zusätzlich werden die Dokumente nach dem Upload direkt konvertiert, um eine Online-Anzeige zu gewährleisten.

Die sehr sichere Ablage der Dokumente und der Schutz vor unberechtigten Zugriffen sind zudem zentrale Anforderungen.

Strukturierte Daten, Bewertungen und Kommentare

Um ein einfaches Auffinden und Einordnen der Dokumente zu gewährleisten, ist eine Anreicherung um zusätzliche Metadaten möglich. Einige dieser Daten werden bereits beim Upload automatisch aus den Dokumenten ausgelesen.

Eine effiziente Verschlagwortung der Dokumente wird durch Tags sichergestellt. Eine zentrale Tag-Verwaltung ist dabei besonders wichtig.

Zusätzlich können einzelne Dokumente von allen Mitarbeitern bewertet und kommentiert werden.

Diese Möglichkeiten fördern bereits eine erste Externalisierung des Wissens aus den gespeicherten Informationen.

Dokumentensuche

Ohne eine zuverlässige und effiziente Suche ist jedes Wissensmanagementsysstem nutzlos. Die gespeicherten Daten ermöglichen unterschiedliche Ansätze:

Volltextsuche in den Dokumenten selbst
Suche auf strukturierten Metadaten
Tag-Suche
Suche im User-Generated-Content (Bewertungen, Kommentare)

Intuitive Suchfunktion

Um die Suche intuitiv und effizient zu gestalten, haben wir eine Suchmaske erarbeitet, die einerseits einfach ist und ein schnelles Suchen ermöglicht, andererseits so mächtig ist, dass alle oben genannten Anforderungen mehr als erfüllt werden. Eine Autovervollständigung untersützt den Nutzer zusätzlich bei der Eingabe.

Suchergebnisse

Die Suchergebnisse werden nach Relevanz sortiert. Fundstellen von Suchbegriffen in den Dokumenten und wichtigen Metadaten werden direkt in den Ergebnissen dargestellt, um bewerten zu können, ob es sich um einen für den Anwender relevanten Suchtreffer handelt.

Eingesetzte Technologien

Im Backend ist die Anwendung mit dem Framework Ruby on Rails umgesetzt. Um eine hohe Usability zu gewährleisten, setzen wir im Frontend auf das JavaScript-Framework AngularJS. Die Datenhaltung erfolgt im Dateisystem und einer PostgreSQL-Datenbank. Die Suche wurde mit Elasticsearch umgesetzt.